Акт передачи исполнительной документации: состав и оформление

Короткий ответ

Акт передачи исполнительной документации фиксирует, какой комплект одна сторона передала другой и какие замечания выявлены при приёмке. Приложите опись с идентификаторами документов и проверьте её с фактическим комплектом; форму акта и порядок передачи согласуйте по договору и условиям объекта.

Образец: что передать вместе с актом

В файле лист «Образец» содержит условные организации и пример описи. Лист «Бланк» оставлен для данных объекта. Названия документов на образце показывают способ записи, а не подтверждают их существование, испытания или реальные подписи.

Когда оформляют передачу и какую форму взять

Приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр устанавливает состав и порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте. Перечень для объекта определяет и утверждает застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию, или региональный оператор; лицо, осуществляющее строительство, формирует документацию по нему. Подробный состав комплекта разобран отдельно.

Акт и опись в этой статье представляют собой рекомендуемый способ зафиксировать передачу, а не объявленную приказом универсальную обязательную форму. До оформления проверьте договор, утверждённый перечень и согласованные требования получателя: они помогают определить момент передачи, формат, стороны и состав приложений.

Во время работ документацию хранит лицо, осуществляющее строительство. Если при строительстве или реконструкции предусмотрен государственный строительный надзор и договор не установил срок передачи, приказ предусматривает передачу на постоянное хранение в течение пяти рабочих дней с даты получения заключения о соответствии. Это условие нельзя автоматически переносить на любой ремонт или любой договор.

Кто составляет и подписывает акт

Сторона, передающая комплект, может подготовить проект акта и описи по согласованному перечню, а принимающая сторона сверяет комплект. Названия сторон и право подписи проверяют по договору и полномочиям представителей. Должность и фамилия без подтверждения полномочий не позволяют уверенно установить, вправе ли человек принять документы от имени организации.

При привлечении субподрядчика заранее проверьте, кому он передаёт свои материалы и кто собирает общий комплект для заказчика. Подпись на акте передачи фиксирует приём комплекта в оговорённом объёме, но сама по себе не заменяет подписи в каждом документе контроля.

Какие графы включить в опись

Графа	Что записать	Зачем проверять
Объект и участок	Название по договору, при необходимости участок	Чтобы не смешать документы разных частей объекта
Передающая и принимающая стороны	Организации, представители и основания полномочий	Чтобы было ясно, кто сдаёт и принимает комплект
Наименование	Вид документа и относящийся к нему участок или работа	Одинаковые названия на разных участках легко перепутать
Номер и дата	Реквизиты документа, если они присвоены	По ним можно найти конкретный экземпляр
Экземпляры и листы	Фактическое количество, включая согласованный учёт приложений	Чтобы проверить полноту при выдаче и приёмке
Примечание	Отсутствующее приложение, замечание или ссылка на электронный файл	Чтобы не подписать безоговорочную приёмку неполного комплекта
Подписи	Должности, фамилии и подписи уполномоченных представителей	Чтобы закрепить результат передачи между сторонами

Для электронного комплекта вместо бумажных листов согласуйте идентификаторы файлов, версии и способ подтверждения получения. Сверяйте содержание и доступность файлов с описью: название файла само по себе не доказывает, что приложена нужная версия.

Как заполнить учебный пример

За основу объекта и работы взята ведомость к госзакупке № 0118300018125000219: капитальный ремонт фасада здания СДК с. Кухаривка. В ней есть строка цементной стяжки толщиной 20 мм с количеством 0,0816 при единице 100 м². Это соответствует 8,16 м²: 0,0816 умножают на 100.

Учебный пример: предположим, что передают документы по этой работе. В описи перечисляют акт освидетельствования работ, схему участка и документы контроля материала, если они входят в утверждённый перечень и фактически подготовлены. Их номера, даты, количество листов и результаты не выдумывают: до получения документов графы уточняют, а отсутствие отражают в замечаниях.

Строка учебной описи	Что сверить перед передачей
Акт освидетельствования работ по стяжке	Участок, участников, подписи и приложения
Схема участка	Относится ли схема к указанной работе и актуальной версии
Документы контроля материала	Относятся ли они к использованному материалу и участку

Список учебный и не устанавливает обязательность каждого документа на каждом объекте. Если акт ссылается на приложение, впишите его в опись так, чтобы получатель смог найти и проверить его отдельно.

Проверка перед подписанием

Проверка комплекта

• В акте указан нужный объект и полномочные представители сторон.
• Каждая строка описи идентифицирует документ и участок.
• Приложения, упомянутые в документах, присутствуют и учтены.
• Количество экземпляров и листов соответствует фактической передаче.
• Замечания и порядок передачи недостающего согласованы сторонами.
• У получателя остаётся подписанное подтверждение состава комплекта.

Частая ошибка: записать «документация в полном объёме» при отсутствии конкретного приложения. Позже будет трудно установить, относилось ли оно к переданному комплекту. Другая ошибка: перечислить файл без версии или номера, из-за чего участники могут ссылаться на разные редакции.

Как связать опись со сметой и КС-2

Опись фиксирует переданные документы, а КС-2 описывает предъявленные работы и их стоимость. Для сопоставления найдите общий участок и вид работы, затем проверьте единицы и период. Передача комплекта не доказывает автоматически объём или стоимость в акте приёмки.

В строке закупки 0,0816 измерителя относится к стяжке толщиной 20 мм. Ниже норма соответствует этому названию и измерителю; применимость к условиям объекта и состав работ проверяет сметчик. Соседняя строка ведомости содержит добавку на изменение толщины: применять её нужно только после проверки проектной толщины и условий конкретной работы, а не потому, что она стоит рядом.

Если состав переданного комплекта и данные для оплаты расходятся, сначала уточните участок, редакцию и единицу измерения. Сам акт передачи не исправляет ни ведомость, ни документы контроля: исправления оформляют в соответствующем документе по согласованному порядку.